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UNO erzielt konkrete Ergebnisse bei Ausgabenkürzungen und Verbesserung der Dienstleistungen

UNIC/15

Erster Bericht des Effizienz-Beirates unterstreicht Bekenntnis des Sekretariats zu höherer Leistungsfähigkeit

NEW YORK, 16. September 1996 (UNO-Hauptabteilung Presse und Information) – Die Vereinten Nationen haben wesentliche und greifbare Ergebnisse in ihren Bemühungen erzielt, eine Organisation zu werden, die personell, finanziell und strukturell in der Lage ist, den Völkern der Welt im 21. Jahrhundert wirksam zu dienen. Dies geht aus dem ersten Bericht des Effizienz-Beirates der Vereinten Nationen hervor, der heute in New York vom Untergeneralsekretär für Verwaltung und Management, Joseph E. Connor, vorgestellt wird.

Durch höhere Leistungsfähigkeit, Personalabbau und wirksameren Mitteleinsatz wird das Sekretariat jene Einsparungen in Höhe von 154 Million Dollar erzielen, die erforderlich sind, um das von der Generalversammlung festgelegte Ausgabenlimit von 2,6 Milliarden Dollar für den laufenden Zweijahreshaushalt 1996/97 einzuhalten. Damit wurde ein “Nullwachstumsbudget“ erreicht und mit Personaleinsparungen von nahezu 10 Prozent der niedrigste Personalstand seit den 80er Jahren erzielt. Maßnahmen zur Effizienzsteigerung tragen wesentlich dazu bei, die Auswirkungen dieser Budgetentwicklung abzufedern und nicht voll auf die Durchführung des Programmauftrags der Vereinten Nationen durchschlagen zu lassen.

Im Gegensatz zu früheren Forderungen nach UN-Reformen zielten die im November 1995 von Generalsekretär Boutros-Ghali eingeleiteten Bemühungen um mehr Effizienz im UN-Sekretariat auf rasche und konkrete Ergebnisse anstatt unverbindlicher Empfehlungen. Die Akzeptanz dieser Maßnahmen innerhalb des Sekretariats hing nicht zuletzt von der aktiven Mitwirkung der Programmanager und Mitarbeiter ab, die mit Hunderten von Vorschlägen selbst Anregungen zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit gaben. Mitgliedstaaten aus allen Regionen haben ihrerseits Mittel und Erfahrungen in diesen Prozeß eingebracht. Empfehlungen verschiedener Kontroll- und Beratungsorgane sowie der Hochrangigen Arbeitsgruppe zur Stärkung der Vereinten Nationen wurden ebenfalls berücksichtigt.

Die Bemühungen zur Beschleunigung der erforderlichen Veränderungen im Management des Sekretariats standen unter der Leitung eines siebenköpfigen Effizienz-Beirates (Vorsitz: Untergeneralsekretär Connor), der den Generalsekretär bei dieser Aufgabe beriet und bei der Durchführung der im Jahresbericht 1995 angekündigten Managementpläne unterstützte.

Der nunmehr vorliegende Bericht des Beirates über bereits ergriffene, noch laufende und neu in Aussicht genommene Maßnahmen ist in folgende acht Kapitel gegliedert: Bessere Dienstleistungen, besseres Kosten-Leistungsverhältnis, besseres Management, Programm-Management, Personalmanagement, Finanzmanagement, Informationsmanagement, und was noch zu tun bleibt. In einem Anhang werden 400 bereits ausgewählte Effizienzvorhaben aufgelistet.

Jede Hauptabteilung und jedes Büro des Sekretariats hat Leistungsüberprüfungen vorgenommen und Verbesserungsvorschläge unterbreitet. Fast ein Viertel dieser Vorschläge wurde bereits umgesetzt. Diese Bemühungen werden das in fünf Jahrzehnten gewachsene Sekretariat und seine Managementkultur zwar nicht über Nacht total verändern können, aber sie bringen schrittweise eine grundlegende Neuorientierung für die Arbeitsweise der Vereinten Nationen. So wurde etwa das leidige “Papierflut-Thema“ angegangen und der Umfang der von den Vereinten Nationen gedruckten Dokumente und Publikationen seit Jahresbeginn um 13 Prozent verringert. Gleichzeitig konnte die Organisation ihre Teilnahme am Informations-Superhighway mit einer neuen Seite im INTERNET wesentlich verbreitern. Reisekosten wurden um mehr als 25 Prozent gekürzt und die anfallenden Verwaltungskosten reduziert.

Trotz dieser ersten Erfolge müssen die Effizienzbemühungen weiter fortgesetzt werden, heißt es in dem Bericht des Beirats. Die Organisation muß von der reinen Verwaltung ihrer Mittel zu einem echten Management ihres Personals, ihrer Finanzen und ihrer Informations-aufgaben gelangen. In einem nächsten Schritt wird es darum gehen, alle 400 Effizienzmaßnahmen umzusetzen, die bestehenden Managementsysteme und Verwaltungsverfahren zu durchleuchten und Pilotprojekte durchzuführen. Im Dezember soll ein weiterer Bericht des Beirates vorgelegt werden.

In einem Begleitschreiben an den Generalsekretär nehmen die Mitglieder des Beirates auch zur Frage eines unabhängigen internationalen Dienstes Stellung (Die große Zahl der Dienstabordnungen von Regierungsbeamten an die Vereinten Nationen über einen gewissen Rahmen oder Zeitraum hinaus könnte den Charakter einer internationalen Organisation grundlegend verändern) und warnen vor der Gefahr einer zu rigorosen Einschränkung von Neuaufnahmen. “Jede Organisation, die zu lange ausgehungert wird und keine fähigen jungen Mitarbeiter erhält, steht früher oder später vor dem Problem einer zu großen Überalterung. Egal wie groß die gegenwärtige Finanzkrise auch sein mag, diese wichtige Überlegung darf nicht außer acht gelassen werden.“

Verbesserung von Dienstleistungen, Kosten-Leistungsrelation, Management

Die Mitarbeiter der Vereinten Nationen haben sich aktiv an den Bemühungen um mehr Effizienz im UNO-Sekretariat beteiligt. So schuf eine Hauptabteilung eine eigene “elektronische Anschlagtafel“ für neue Ideen und Verbesserungsvorschläge. “Niemand hat uns bisher um unsere Meinung gefragt“, sagte ein Angestellter zu der neuen Vorgangsweise, die viele Programmanager als “erfrischend und befreiend“ bezeichneten.

Auch die Mitgliedstaaten halfen. Singapur stellte beispielsweise einen Finanzexperten zur Verfügung, Kolumbien einen Fachmann für Informationstechnologie, das Vereinigte Königreich einen der Architekten der britischen Verwaltungsreform, Jamaika einen Botschafter und die Vereinigten Staaten einen Experten für öffentliche Verwaltungsreform. Kanada und andere halfen bei Personalfragen, die sich aus der Reform der Vereinten Nationen in eine schlankere und flexiblere Organisation ergeben.

Von den 400 vorgelegten Effizienzprojekten wurde rund die Hälfte in New York ausgearbeitet, die anderen kamen von Büros außerhalb der Zentrale. Etwa ein Viertel der Vorschläge betreffen Fragen des Personalmanagements, 15 Prozent entfallen auf den Bereich Informationstechnologie, 12 Prozent auf Haushalt und Finanzen und 11 Prozent auf allgemeine Verwaltungsdienste. Dabei wurden Probleme bei der Personaleinstellung, der Beschaffung, der Herausgabe von Publikationen und der Abwicklung von Dienstreisen aufgezeigt, mit denen sich der Beirat in einer zweiten Runde befassen will.

Die Herausgabe und Verteilung von Dokumenten an zwischenstaatliche Gremien gehört zu den wichtigsten - und auch teuersten - Aufgaben des Sekretariats. Allein in New York und Genf mußten 1994/95 dafür rund 300 Millionen Dollar aufgewendet werden. Mit einer 14prozentigen Kürzung in Länge und Anzahl der Dokumente und einer entsprechenden Reduzierung der Auflagenzahl wurde das Problem der “Papierlawine“ angegangen und das Produktionsvolumen im ersten Halbjahr 1996 um 27 Prozent reduziert. Das Genfer Büro rechnet 1996 mit einer 10prozentigen Senkung des Dokumentenumfangs und will damit 2,7 Millionen Dollar einsparen.

Um ein besseres Kosten-Leistungsverhältnis zu erreichen, werden viele Verfahren vereinfacht, Vorhaben koordiniert oder zusammengelegt. So konnte das Büro der Vereinten Nationen in Nairobi durch die Konsolidierung der Verwaltungsdienste für eine Anzahl verschiedener UN-Behörden 60 Dienstposten (oder 13 Prozent der Personalkosten) einsparen. Durch die Auslagerung von Dienstleistungen an private Unternehmer kann in vielen Fällen ein besseres Preis-Leistungsverhältnis erzielt werden.

Personal-, Finanz- und Informationsmanagement

Ein besonderes Augenmerk galt der beschleunigten Durchführung einer Managementstrategie für die Personalverwaltung in den Vereinten Nationen, die auf eine bessere Managementkultur, Dezentralisierung, mehr Verantwortlichkeit und persönliche Haftung abzielt.

Was die Finanzverwaltung betrifft, so betont der Beirat, daß sich der ordentliche Jahreshaushalt der Vereinten Nationen mit 1,3 Milliarden Dollar eher bescheiden ausnimmt, etwa im Vergleich zum Jahresumsatz von 2,4 Milliarden Dollar des kleinsten, im “Fortune 500“ Index angeführten Unternehmens in den Vereinigten Staaten. Andererseits sind die den Vereinten Nationen erteilten Mandate von größter Komplexität und Folgewirkung. Ihre Arbeit erfordert ein Maß an Transparenz und Offenheit, das wohl von keiner anderen Organisation gefordert wird. Zur Verbesserung des Managements wurde ein “Integriertes Management-Informationssystem“ (IMIS) eingeführt, das verschiedene Haushalts- und Beschaffungstätigkeiten automatisiert und die erforderlichen Zeitabläufe in vielen Fällen halbiert hat.

Bei den Dienstreisen hat jedes Büro Kosten eingespart, im ersten Halbjahr mehr als 25 Prozent. Diese Einsparungen wurden möglich durch sorgfältigere Planung der Ausgaben auf Konferenzreisen, durch günstiger ausgehandelte Flugtarife und weniger Business Class Reisen. Die Reisekosten sollen durch die stärkere Nutzung von Pauschaltarifen noch weiter gesenkt werden. Dies brachte bisher Einsparungen von 6,7 Millionen Dollar.

Weitere Einsparungen sind auf dem Sektor des Beschaffungswesens möglich, das vielen zu langsam und zu umständlich ist. Den Programmanagern soll mehr Freiheit in der Verwaltung der zugeteilten Mittel eingeräumt werden. Dabei soll mehr auf die Beschränkung des Gesamtausgabenrahmens als auf Haushaltsansätze für Einzelposten (Möbelankauf, Telefonrechnungen, Reisen), dafür aber strenger auf Finanzgebaren, Einsparungen und Dienstleistungsqualität geachtet werden.

Die bestehenden Informationsinfrastrukturen sollen modernisiert werden, leichteren Zugang zu Managementinformationen bieten und durch neue Technologien - etwa den verstärkten Einsatz von elektronischer Post - Kosten sparen.

Einzelne Projekte

  • Das Büro der Vereinten Nationen in Wien (109 Projekte), sowie die Hauptabteilung Verwaltung und Management in New York rationalisieren ihr Beschaffungssystem durch den Einsatz elektronischer Zahlungsverfahren und den weiteren Ausbau der Büroautomation;
  • Das Personalbüro der Vereinten Nationen (49 Projekte) reduziert die Zeit des Rekrutierungsverfahrens bei Neubesetzungen und vereinfacht die Verwaltung bestimmter Leistungen für Mitarbeiter (Wohnungsbeihilfen, Studiengebühren);
  • Die Hauptabteilung für friedenssichernde Einsätze (42 Projekte) verbessert das Management der Luftfrachtverträge, rationalisiert den Luftflotteneinsatz und ver-wendet verstärkt kostengünstige Kommunikationsmittel über ein eigenes Satellitennetz der Vereinten Nationen;
  • Die Hauptabteilung Verwaltung und Management/Büro des Generalsekretärs (14 Projekte) verbessert das Verfahren für den Ankauf von Fremdwährungen für Beträge unter $250.000, um Bankspesen zu sparen;
  • Die Hauptabteilung Presse und Information (DPI) – 13 Projekte – verstärkt den Einsatz von INTERNET zur Verbreitung von Informationen über die Vereinten Nationen und legt Informationszentren der Vereinten Nationen mit örtlichen Büros des Entwicklungsprogramms der Vereinten Nationen (UNDP) zusammen;
  • Die Hauptabteilung für humanitäre Angelegenheiten (11 Projekte) entwickelt ein computergestütztes Frühwarnsystem für Nothilfeeinsätze in Krisengebieten.

Mit Hilfe dieser Projekte und anderer Maßnahmen konnte das gesetzte Ziel erreicht werden, 245 Millionen Dollar für den Haushalt 1996/97 einzusparen, den vorgegebenen Ausgabenrahmen von insgesamt 2.608 Millionen Dollar zu halten und die Zahl der Mitarbeiter auf 9.121 zu senken. 900 Posten blieben unbesetzt. Durch die Umverteilung von Wochenend- und Nachtdiensten bei Konferenzen können weitere 1,4 Millionen Dollar pro Jahr eingespart werden. Die 13prozentige Reduzierung der Produktion von Druckwerken bringt 1,5 Millionen Dollar Einsparungen jährlich. Die friedenssichernden Einsätze konnten durch günstige Seetransport-Charterverträge 21 Millionen Dollar einsparen. Die gezielte Ausbildung von Polizei-Überwachern vor ihrem Einsatz bringt Kostensenkungen von weiteren 1,5 Millionen Dollar.

Mitglieder des Beirates

Dem Beirat für Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz des Sekretariats der Vereinten Nationen gehören an: Joseph E. Connor, Untergeneralsekretär für Verwaltung und Management (Vorsitzender); Rafeeuddin Ahmed, Beigeordneter Administrator des Entwicklungsprogramms der Vereinten Nationen (UNDP); Ibrahim Gambari, Ständiger Vertreter Nigerias bei den Vereinten Nationen; Jamsheed K. Marker, ehemaliger Ständiger Vertreter Pakistans bei den Vereinten Nationen; Jean-Claude Milleron, Untergeneralsekretär der Hauptabteilung Wirtschaftliche und Soziale Information und Politikanalyse; Gert Rosenthal, Exekutivsekretär der Wirtschaftskommission für Lateinamerika und die Karibik (ECLAC); und Sir Brian Urquhart von der Ford Foundation und ehemaliger Untergeneralsekretär für besondere politische Angelegenheiten von 1947 - 1986.

(Eine Vorabkopie des 50 Seiten starken Berichts ist beim Informationszentrum der Vereinten Nationen in Bonn - Tel. (0228) 815-2770 - Fax: (0228) 815-2777 - auf Anfrage erhältlich.)

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