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Les visages de l’ONU : Ine Mortelmans

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8 janvier 2015 - En 2015, nous continuons notre tour des différentes agences des Nations Unies pour en apprendre davantage sur la vie professionnelle des employés.

Cette semaine, nous avons rencontré Ine Mortelmans. Depuis quatorze ans, elle travaille dans différentes agences des Nations Unies, elle a notamment travaillé pendant cinq ans pour le Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) à Athènes, et depuis 2005 elle est assistante administrative au siège de la représentation de l’OMS auprès de l’Union européenne. Dans ces bureaux à Bruxelles, Mme Mortelmans est celle vers qui les employés se tournent quand ils ont besoin d’aide ou d’un conseil.

Elle s’assure que les employés puissent se concentrer sur leurs tâches et responsabilités. Elle fournit un support logistique qui permet au bureau d’être fonctionnel à tout moment. La fonction d’assistante administrative est assez variée et mérite donc de plus amples informations.

Le travail de Mme Mortelmans peut être divisé en deux points. En plus de s’occuper de la gestion générale du bureau, elle est aussi responsable de la gestion du personnel. Si le bureau nécessite l’assistance d’un nouvel employé, elle rédige une offre d’emploi et la publie. Ensuite, parmi les centaines de candidats, elle fait une présélection sur base de critères pertinents. Et enfin, elle soumet sa sélection au comité.

L’organisation des déplacements du personnel fait aussi partie de ses responsabilités. De plus, elle organise les événements tels que les réunions annuelles entre l’OMS et la Commission européenne. Et pour finir, Mme Mortelmans s’occupe du programme du bureau : elle fait en sorte que le plan de travail annuel soit bien intégré dans le budget et s’assure que ce dernier ne soit pas dépassé.  

Tout cela nécessite une bonne gestion de la comptabilité, des tâches administratives et de l’information afin de savoir si les objectifs ont été atteints et de vérifier si le travail du Bureau a bien obtenu les résultats escomptés.

« Chaque jour est différent, et c’est justement pour cette raison que ce travail est si passionnant. On ne sait jamais comment ça va se passer. Mon emploi du temps change en fonction des personnes qui ont besoin de mon aide. Cela nécessite une certaine flexibilité dans le travail, mais c’est justement la diversité qui m’attire dans ce travail. »

Mme Mortelmans agit en fonction des besoins du bureau. En plus des différentes tâches citées ci-dessus, elle est aussi le bras droit du Dr. Roberto Bertollini, le représentant de l’OMS auprès de l’Union européenne. Elle s’occupe de son agenda, elle fait des recherches pour les dossiers importants, et ainsi de suite. En résumé : elle s’assure que le Dr. Bertollini puisse travailler à son aise.

Un rendez-vous chez le médecin ?

Le bureau de l’OMS à Bruxelles fait fonction de liaison, et son rôle premier est de faciliter les relations entre l’OMS et l’Union européenne. Peu de personnes sont au courant de ce fait, c’est pourquoi on contacte souvent Mme Mortelmans pour des questions qui ne relèvent pas du bureau de Bruxelles. Par exemple, il n’est pas rare qu’on l’appelle pour prendre rendez-vous chez le médecin, ou pour se renseigner sur le type de vaccins à faire avant un voyage à l’étranger.

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Récemment, une femme lui a téléphoné pour faire don d’équipements médicaux à l’OMS, afin de les aider à combattre Ebola. Dans ce genre de cas, c’est à Mme Mortelmans de renvoyer son interlocuteur à la personne adéquate.  

En conclusion, son travail est essentiellement basé sur la communication. Tous les jours elle traite des informations et doit les transmettre aux bonnes personnes. Elle est en contact avec des personnes de tous niveaux, ses collègues, des hauts-responsables, la presse, des diplomates, etc. Selon son interlocuteur, elle s’adapte et emploie des techniques de communications différentes. Etre flexible, être capable de gérer différentes tâches et être productive voici les éléments clés de son travail. Ou, comme elle le dit : « c’est comme si tous les jours je jonglais entre plusieurs boulots pour faire mon travail : je dois toujours être concentrée, et agir le plus vite possible pour assurer les besoins du bureau. »

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