Generalsekreteraren utnämns av generalförsamlingen på rekommendation av säkerhetsrådet för en mandatperiod på fem år.
Generalsekreteraren har en central roll i skapandet av fred, både genom sina personliga insatser och genom särskilda representanter eller grupper som han utser för speciella uppgifter, såsom förhandlingar eller insamling av fakta. Han kan också fästa säkerhetsrådets uppmärksamhet på en fråga som kan hota internationell fred och säkerhet.
För att lösa konflikter kan generalsekreteraren använda sig av ’good offices’ för att medla, eller tyst diplomati bakom kulisserna. Generalsekreteraren använder också förebyggande diplomati för att lösa konflikter innan de trappas upp. Vid flera tillfällen har generalsekreteraren medverkat till att säkra ett fredsavtal eller till att vända en hotsituation till fred.
Generalsekreterarens roll:
Att i säkerhetsrådet ta upp problem som han anser hota världsfreden.
Att ta upp frågor till diskussion i generalförsamlingen eller andra FN-organ.
Att fungera som ”domare” i tvister mellan medlemsländer.
Ibland blir resultatet av hans medling att problem löses innan de urartar till öppen konflikt och utan att de behöver tas upp i säkerhetsrådet eller generalförsamlingen.
Fastän det inte finns någon skriven regel om geografisk turordning, roterar posten som generalsekreterare mellan de regionala grupperingarna av länder. Detta har tillämpats under de senaste 25 åren. Till exempel: Efter U Thant från Burma (Asien) blev en västeuropé generalsekreterare, nämligen Kurt Waldheim från Österrike. Han efterträddes av Javier Pérez de Cuéllar från Peru (Latinamerika). Var och en av dem innehade ämbetet i två femårsperioder. 1992 valdes Boutros Boutros-Ghali från Egypten (Afrika) att bli organisationens sjätte generalsekreterare. Han satt i en period och efterföljdes 1997 av Kofi Annan från Ghana, ett annat afrikanskt land. År 2006 blev det asiens tur igen, Ban Ki-Moon från Syd Korea valdes då att bli den åttonde generalsekreteranen.
Generalsekreteraren är mest känd för allmänheten för att använda organisationens rykte samt opartiskhet för att utöva preventiv diplomati. Det syftar på det generalsekreteraren gör offentligt och privat för att förhindra att internationella konflikter uppstår, utvecklas eller sprids. Ibland blir resultatet av hans medling att problem löses innan de urartar till öppen konflikt och utan att de behöver tas upp i säkerhetsrådet eller generalförsamlingen.